Styrelsesvedtægt


Styrelses vedtægt for Hadsten Kulturhus Sløjfen

Styrelsesvedtægten er godkendt af KF-U 17. januar 2018 og gælder herefter.

§ 1 Formål.

Denne styrelsesvedtægt for Hadsten Kulturhus Sløjfen skal tjene til regulering af samarbejds-relationerne mellem brugere, Kultur- og Fritidsudvalget (herefter benævnt KF-U), bestyrelse og for-valtningen ved den daglige brug af Hadsten Kulturhus Sløjfen.

Kultur- og Fritidsudvalget fungerer som sparringspartner via halvårlige møder med Sløjfens og de øv-rige kulturhuses ledere. Kulturhuslederne indgår ligeledes i netværk, hvor bl.a. arrangementer, drift og pr-tiltag samordnes, så husene, udover den lokale forankring, også fremstår som et fælles tilbud til alle Favrskovs borgere.

Huset skal tilbyde kulturelle, sociale og interessebetonede tilbud og aktiviteter. Tilbuddene skal etable-res og gennemføres i tæt samarbejde mellem bestyrelsen, brugerne og Sløjfens øvrige interessenter.

§ 2 Bestyrelsens sammensætning.

Den overordnede styring af Hadsten Kulturhus Sløjfen sker via en bestyrelse med 7 medlemmer samt 1 medlem uden stemmeret:

  1. 1 medlem udpeget af Sløjfens Kulturpartnere/Supportere
  2. 1 medlem udpeget af Kulturelt Samvirke
  3. 1 medlem udpeget af Favrskov Musikskole, enten lederen eller en medarbejder med daglig ar-bejdsplads i Sløjfen
  4. 3 medlemmer valgt af og blandt Hadsten Kulturhus Sløjfens brugere.
  5. 1 medlem valgt af og blandt medarbejderne i Hadsten Kulturhus Sløjfen.

For hvert medlem kan der udpeges/vælges en stedfortræder. Ved stedfortræder forstås en person som indgår i bestyrelsesarbejdet, hvis det ordinære medlem i en længere periode ikke kan deltage i et møde eller helt udtræder af bestyrelsen. Der skal vælges mindst én stedfortræder for de bru-gervalgte.

I lige årstal er to brugervalgte på valg, i ulige kun en.

I bestyrelsens møder deltager daglig leder af Hadsten Kulturhus Sløjfen og Hadsten Bibliotek som se-kretær og rådgiver.

§ 3 Valg af bestyrelse, valgperiode og udtræden af bestyrelsen.

Medlemmer af bestyrelsen vælges/udpeges hvert år på brugermødet/årsmødet. Valget sker for en 2- årig periode, og medlemmerne er skiftevis på valg hvert andet år.

Ad. § 3 a

Hvert år, senest 3 uger før brugermødet, kontakter bestyrelsens sekretær alle partnere og supportere pr mail og beder dem foreslå kandidater til bestyrelsesposten. De må gerne foreslå sig selv.

I mailen skal det fremgå, om det siddende medlem ønsker genvalg. Vælges kan virksomhedens ejer eller en medarbejder.

Hvis der er flere interesserede kandidater, holdes der skriftlig afstemning. Sløjfens sekretær styrer valg-handlingen.

Endelig udpegning af medlem skal være på plads senest en uge før Brugermødet.

Ad. § 3. b og c.

Kulturelt Samvirke udpeger et medlem til bestyrelsen, gældende for en to-årig periode.

Ad. § 3. d.

Brugerrepræsentanterne vælges på brugermødet i Hadsten Kulturhus Sløjfen, jvfr. § 7. Valgba-re og stemmeberettigede er brugere af Hadsten Kulturhus Sløjfen, med bopæl i Favrskov Kommune, som deltager i brugermødet eller har givet skriftligt tilsagn om at stille op.

Ad. § 3 e.

Bestyrelsens medarbejderrepræsentant vælges blandt kommunalt ansatte medarbejdere, uden ledelsesbeføjelser, der har arbejdsopgaver i Hadsten Kulturhus Sløjfen.

Hadsten Kulturhus Sløjfens daglige leder sikrer gennemførelsen af valghandlingen.

Anmodning om udtrædelse af bestyrelsen sker via skriftlig begrundelse til bestyrelsens formand, hvor-efter evt. stedfortræder indgår som ordinært bestyrelsesmedlem.

§ 4 Bestyrelsens konstituering og forretningsorden.

Bestyrelsen afholder normalt konstituerende møde senest en uge efter brugermødet og vælger blandt sine medlemmer – undtaget medarbejderrepræsentanten – sin formand og næstformand.

Såfremt der er opstillet mere end én kandidat til posten som hhv. formand og næstformand for bestyrelsen, gennemføres valget ved skriftlig afstemning.

Det konstituerende møde i bestyrelsen indkaldes og ledes af Sløjfens daglige leder frem til valg af for-mand, der herefter overtager mødeledelsen 4

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

§ 5 Bestyrelsens virksomhed og møder.

Bestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, hvortil der er udsendt dagsorden. Der kan ikke træffes be-slutninger på bestyrelsens vegne uden for bestyrelsesmøderne.

Beslutninger kan træffes ved afstemning – i tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dob-belt.

Hadsten Kulturhus Sløjfens daglige leder fungerer som sekretær og rådgiver for bestyrelsen. Den daglige leder deltager i bestyrelsesmøderne og skal samtidig være garant for, at bestyrelsen ikke træffer ulovlige beslutninger

I samarbejde med Sløjfens daglige leder udarbejder formanden for bestyrelsen dagsordenen og indkal-der til møder efter behov.

Bestyrelsen afholder minimum 4 årlige møder og er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede, herunder enten formanden og/eller næstformanden. Formanden fastsætter tid og sted for afholdelse af bestyrelsesmøderne.

Forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet finder anvendelse i bestyrelsesarbejdet.

Såfremt mere end 1 medlem af bestyrelsen anmoder om et bestyrelsesmøde, ved fremlæggelse af et skriftligt begrundet emne til dagsordenen, indkalder formanden til møde ved udsendelse af dagsorden senest 10 dage efter modtagelsen af forslaget.

Bestyrelsens møder afholdes for lukkede døre, dog kan bestyrelsen indkalde sagkyndige ved behandlingen af et eller flere emner.

Uoverensstemmelser i og ved bestyrelsesarbejdet fremsendes via Teknik- og Kulturforvaltningen til af-gørelse i KF-U.

§ 6 Bestyrelsens opgaver og kompetence.

Stk. 1.

Bestyrelsen skal sikre:

  • Overvågning af drift og udvikling af Hadsten Kulturhus Sløjfen.
  • Alsidighed og bredde i Sløjfens aktiviteter og arrangementer.
  • Grundlaget for gennemførelsen af arrangementer og aktiviteter i Sløjfen.
  • Den bedst mulige udnyttelse af bygningen, lokaler og udendørs arealer.
  • Indstillinger og rådgivning om vedligeholdelse af Hadsten Kulturhus Sløjfen.
  • Uddelegering af opgaver til og blandt brugergrupper.
  • Samarbejdet med interessegrupper.
  • Overvågning af økonomistyringen.
  • Beslutte et årsbudget for Sløjfens drift og aktiviteter.
  • Aflæggelse af årsregnskab i.h.t. gældende kasse-og regnskabsregulativ for Favrskov kommune.
  • Formulering, tilpasning og administration af regelsættene for brugen af Sløjfen.
  • Udtalelser til henvendelser fra KFU.
  • Nyskabende aktiviteter i Hadsten Kulturhus Sløjfen
  • Afholdelse af et årligt møde for Sløjfens brugere
  • Overholdelsen af gældende kommunale regler, herunder Styrelsesvedtægten for Hadsten Kulturhus Sløjfen
  • Det daglige samarbejde med brugere, frivillige, forpagtere, lejere m.v..

Stk. 2.

Bestyrelsens kompetence omfatter:

  • Samtlige aktiviteter m.v. som finder sted i og på Sløjfens grundareal, med undtagelse af det areal og de funktioner, der er   udlagt til folkebiblioteket og andre forhåndsdisponerede lokaler.
  • Det overordnede ansvar for eget årsbudget, på baggrund af byrådets vedtagne budget for Hadsten Kulturhus Sløjfen.
  • Medindflydelse ved vedligeholdelsen af de bygnings-, installations- og arealmæssige forhold via den kommunale serviceorganisation.
  • Indgåelse af aftaler om sponsorater.
  • Udarbejdelse af regelsæt/takster for brug af Hadsten Kulturhus Sløjfen m.h.p. godkendelse i KFU.
  • Føre tilsyn med aktiviteter m.v. i Hadsten Kulturhus Sløjfen.
  • Afholdelse af brugermøde, jvfr. § 7.

De enkelte medlemmer af bestyrelsen kan ikke drages personligt til ansvar for beslutninger og dispositioner, som er i overensstemmelse med de gældende styrelsesvedtægter for Hadsten Kulturhus Sløj-fen samt Favrskov Kommunes regelsæt for økonomisk delegation.

§ 7 Brugermødet

Hvert år – inden udgangen af 1. kvartal – afholder bestyrelsen et brugermøde for Hadsten Kulturhus Sløjfens brugere og samarbejdspartnere

Mødet varsles 4 uger før dets afholdelse via internt opslag i Sløjfen, via annoncering i den lokale presse og på de sociale medier.

Brugermødets dagsorden annonceres via internt opslag senest 1 uge før mødets afholdelse.

Dagsorden skal som minimum indeholde flg. punkter:

  1. Valg af ordstyrer.
  2. Formandens resumé af forgange års årsplan og præsentation af den nye årsplan.
  3. Behandling af indkomne forslag.
  4. Valg af medlemmer/stedfortræder til bestyrelsen.
  5. Evt.

§ 8 Ændringer af Styrelsesvedtægter

Styrelsesvedtægten kan ændres af KFU, efter der er indhentet udtalelse fra bestyrelsen til ændringsforslaget.

Ændringer træder i kraft med 3 måneders varsel med mindre KFU og bestyrelsen er enige om et kortere varsel.